给高云文档团队

让 3人,
撑起公司不断增加的全系列产品线文档交付

从写出一份文档,到客户问一句就得到有出处的答案,整条线接成闭环。
工具不换,人头不加。只修一条传送带,再给内容装上会回答的大脑。

现有工具直接升级 5 周跑通流水线 7 周出第一份复用账本
你们正在经历的

写文档的时间,可能还不到一半。

大量时间花在“搬东西”上。文档发布之后,又花在一遍遍回答同样的问题上。

↔

搬评审意见

研发在 Word 里改,人工一条条比对回编辑器。改一处,心里要记三处。

⌥

核条件差异

2pin 和 3pin 的每处不同逐页核对。漏一处,就是一次客户投诉。

▤

找翻译增量

中文改了一句,要找出改了哪句再送翻。全量重翻,预算撑不住。

?

重复答疑

文档明明写了,客户和同事还是来问。答案散落各处,没人知道哪里缺。

完整生产线

从写到用,一条闭环的生产与运营线。

前半段把内容做对,后半段让内容用起来。客户的真实提问,又回到草稿,让下一版更好。

生产

六道工序,每一步有人把关

①
草稿
写前先问
②
评审
改一知三
③
批准
责任到人
④
翻译
只译增量
⑤
发布
一份稿出多版
⑥
上市
打标签算账
复用绿线 每一步先问“有没有现成的”,并计入账本
▦
内容管理系统(仓库) 存内容 · 管引用 · 管权限,AI 不替代
▼ 已发布内容自动进入知识库
运营

内容上线后继续创造价值

⑦
智能问答
答案带出处
⑧
使用洞察
看谁在问什么
⑨
缺口回流
答不上来的变任务
↺ 回流到 ① 草稿,下一版补上缺口
四大核心组件

升级和引入新组件。

三个组件负责把内容做对,第四个组件让做好的内容被找到、被问到、被信任。

组件A

编辑器 + AI

你已经在用的 Oxygen 版本升级

整本手册打分,一次看清质量
术语自动识别,一键插入标准写法
找相似内容,写前先问
组件B

复用分析仪

复用了多少、影响了谁

复用率与关系图,谁引用了谁
影响范围,改一处知道波及几本
孤儿内容,找出没人引用的模块
组件C

Word 评审工具

研发用熟悉的 Word 编辑体验

修改自动提取,零学习成本
定位回写,不再手工比对
条件自动验证,各版本不串内容
✦ 知识系统

本体增强智能检索

让内容会回答

听懂产品与型号,不再答非所问
答案带出处,点开就能核对原文
按权限回答,该看的人才看得到
智能运营 · 新增

文档发布之后,
才真正开始创造价值。

本体增强检索把已发布的手册变成一个“懂产品”的问答入口,并把客户的真实问题反馈给写作团队。

◎

答得准

系统先理解你们的产品、型号、版本之间的关系,再去找答案,同名不同款不会混在一起。

✓

答得有据

每个答案都标明来自哪本手册哪一节,一键跳转。无依据就明说“没找到”,不编造。

↺

问得出缺口

答不上来的问题自动记录,汇总成“哪里该补文档”的清单,直接转成草稿任务。

客户提问示例
客
这个型号和上一代接线有什么区别?
AI
对比两个型号后给出差异,并标明来源:《安装手册》第 3 章。
来源可点击 · 仅向有权限的人开放
给老板看的账本

复用率 60% 没人有感觉,
省了多少工时才有。

每一个数字都能追溯到具体的复用决策与使用记录。是账本,不是估算。

186小时
本季度复用节约翻译
被复用的内容只翻一次,用在所有手册
94小时
本季度复用节约维护
改一处,所有引用它的手册同步
35个工作日
折合人力
相当于多出一个人,而不用多招一个人
以上为示例数据。智能问答带来的“少答疑、少外发”收益,同样计入账本,由实际使用记录核算。
我们的承诺

仓库还是您的仓库,
机器还是您已有的机器。

只补三样东西,外加一个会回答的大脑。

01

一条传送带

六道工序自动流转,不再靠人搬。

02

一套交接单

机器之间说同一种语言,换工具不用重做。

03

一本省钱账

每分复用都算得清,拿给财务能对账。

04 ✦

一个会回答的大脑

已发布内容变成懂产品的问答入口,答案带出处。

怎么开始

决定升级

编辑器,引入 AI,引入 CCMS 系统。

30 分钟,看一个真跑过的 Demo。

用你们自己的手册,跑一遍条件发布、Word 评审回写,再问它一个客户会问的问题。